持续长达两年的疫情无疑改变了所有行业的运行轨迹，许多公司裁员并开始寻找替代的、性价比更高的劳动力来挽救局面。

28% 的英国公司表示他们试图寻找IT 外包机会；在美国，19.4%的企业已经增加了外包合作。

一些中小型企业也开始考虑外包服务的可行性，同时对后果保持谨慎态度。本文重点介绍IT 外包的不良做法，以帮助各种规模的企业实现更无缝、更轻松的过渡。

为什么需要IT外包服务？

IT 外包好处多多，而且经过疫情的催化，大约有40%的全职员工永久转为远程工作，因此无论他们身在何处，组建一个团队都不是问题，而且可以在世界范围内挑选最合适的人才。

大多数情况下，外包有助于：

降低运营和劳动力成本；

专注于核心流程，同时获得外包 IT 支持服务；

释放内部人才的创造力；

获得内部不具备的专业服务；

重组和利用缓冲基金；

委托管理困难且成本高昂的复杂流程；

降低风险；

拓展新市场

加快所有 IT 流程；

覆盖更多时区，例如在英国工作的同时在新加坡聘请IT外包公司；

IT外包的十大错误

下面罗列了公司在IT外包方面最常犯的错误以及可以帮助你避免这些错误的预设问题。

错误一 不设定目标

在高效的IT外包服务中，首要的是设定外包目标并清楚为什么需要外包。这里有几个问题可以帮助你理解“为什么需要外包”：

你有一个超负荷的团队吗？

你是否刚刚发现一个需要开发新功能的客户？

你是否会将外部团队整合到日常运营中？或者你想给他们一个单独的任务？

你想节省聘请专家的时间和金钱吗？

如果没有清晰的目标，你有可能雇佣一个完全错误的团队，无法满足你的期望。

错误二 忽视合作团队人员的稳定性

如果外包团队人员的流动率高会导致他们需要不断重新培训新人，这会严重影响工作效率，甚至导致项目失败。

因此在挑选外包团队时要关注其人员稳定性，可以查阅相关信息和他们以前客户的评价，或者可以直接询问他们：

IT外包公司会为你的企业提供固定的团队吗？

如果负责你项目的团队发生变化，他们会及时通知吗？

如果外包团队有新成员，是否需要你重新培训他们？

在理想的状况中，IT外包公司应该能为你提供固定成员的服务团队，至少要确保当团队成员不可避免地发生变化时，外包团队可以负责新人的培训，并保证不会对可交付成果产生影响。

错误三 忘记规则

设定目标并有了候选团队后，你需要设定你的期望和清晰的沟通方式。不定义指令、过程、结果和整体合作规则将导致根本没有结果。

例如，新加坡的 IT 外包公司可能拥有与你在美国的办公室不同的首选工具集，这可能会导致不同的时间框架、代码不一致、错过最后期限和交付低效的结果。

这里有几个问题需要考虑：

你多久与外包公司沟通一次

哪种沟通渠道更可取（软件、格式、时间）？

外包团队将如何以及多久报告一次进度？

你将如何分享你的反馈？

服务的截止日期和时间表是什么

账单将如何处理？

错误四 隐藏重要信息

当然，你不能披露核心敏感数据或让你的外包团队无限制地访问所有的业务系统，这存在风险。但同时，你不能让外包商的每一项行动都需要你的批准才能执行；你不应该，也无法向他们隐藏你的赢利模式和商业企图。

脱离业务模式和商业逻辑的IT系统是没有价值的，因此不能充分信任IT外包团队并提供有关他们任务的基本信息是搬起石头砸自己的脚。为避免这种情况，请设置以下问题

是否安排专人确保外包团队能够获得他们完成任务所需要的业务信息？

是否与外包团队共享了与此任务相关的所有内部流程和访问权限？

谁负责确保所有访问安全且共享？

请记住，始终有一名内部人员关注外包操作的安全性。谨慎是安全之父。

错误五 严格遵守条款和条件

在公司外部共享你的内部信息时，你确实需要谨慎小心。然而，过分苛刻的合作条款可能会吓跑一个伟大的团队。

任何合作的条款和条件都必须保护双方的权益，但这并不意味着他们需要严格定义外包商的每一步行动并以巨额罚款相威胁。

在这次合作中你到底需要保护什么？

会造成什么伤害，如何避免？

错误六 会造成什么伤害，如何避免？

跟你处在不同时区的IT外包团队可能会延长你的工作时间，但也让你的业务几乎 24/7 全天候运行。遇到不匹配的环节，需要综合评估利弊，可根据以下问题：

这是一个可靠的团队还是我必须监控他们？

我们是否有一套匹配的技术工具和技能？

我们要花多少时间来适应？

双方是否存在不匹配的文化差异？

错误七 忽视过渡程序

在整个合作过程中，交接访问权限、提供流程培训以及提供 IT 外包服务的确切时间表是很重要的。如果没有有效的机制，除了主要的工作流程有可能中断之外，企业可能会遭受利益、时间和利益相关者的损失。

你是否计划在过渡期间让双方人员重叠？

你有关于知识转移的指南吗？

有没有准备好应急计划？

是否有紧急事件管理团队？

错误八 外包IT支持服务的监督管理

外包团队融入你的团队以帮助处理日常流程，但他们仍然需要来自你公司的指导和管理。外包力量是双手，但你仍然是运营的大脑。

当然，外包服务商将有自己的组织结构，但他们不能取代你的监督。如果不能从内部控制和规范合作，就会面临目标错失和所有流程分散的风险。关于这方面的两个问题：

是否指派了新的主管来负责与外包商的过渡和日常合作？

你当前的管理人员是否为外包团队的加入做好了准备？

错误九 控制一切的企图

如上所述，所有外包 IT 支持服务都需要监督，但你无法控制IT流程的每一个步骤。

如果你无法阻止监控外包服务一举一动的企图，那么外包就没有意义，因为你的团队需要花费大量时间来仔细检查外包服务的每个环节。与其一直控制一切，不如花更多时间寻找合适的MSP（管理服务提供商）。没有任何预设问题可以帮助你克服这种控制欲，只要停止它。

错误十 外包错误的流程

有一些特定的数据和流程需要保留在内部，以避免安全漏洞、声誉损失、法律问题，甚至系统完全崩溃。

将部分内部流程外包但不与外包商共享整个业务是合理的。以下是避免外包错误流程的问题：

这是一个面向客户的流程吗？

如果外包商未能如约交付其任务，是否会对最终客户产生直接影响？

敏感的个人数据是否由外包公司处理？（提示：不应该）

你有对接外包团队的内部主管吗？